En cette période de déconfinement, le retour sécuritaire au travail est la grande priorité. Au moment de planifier celui de vos employés, ne sous-estimez pas les avantages que peuvent leur apporter des modalités flexibles. Peut-être avez-vous déjà injecté à vos activités une certaine dose de flexibilité pour prémunir votre personnel contre la pandémie; or, à moyen et long terme, elle peut favoriser la productivité des employés tout en s’inscrivant dans la nouvelle donne sanitaire.
Avant d’aborder les enjeux liés à l’adoption du travail flexible, formulons quelques définitions.
Qu’entend-on par modalités de travail flexibles?
Si le 9 à 5 au bureau a longtemps constitué la norme, les outils de travail et de communication d’aujourd’hui nous permettent d’avoir l’embarras du choix. Le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail en définit quelques-uns :
Horaire variable
L’horaire variable permet aux employés de moduler le début et la fin de leur journée de travail, sans en changer le nombre d’heures. Cette modalité prévoit généralement une plage fixe, durant les heures d’ouverture, où l’employé doit être présent.
Heures réduites/temps partiel
Cette modalité renvoie à la réduction des heures de travail sous la barre du « temps plein ». Attention, elle peut avoir une incidence sur les avantages sociaux de l’employé et son admissibilité aux programmes gouvernementaux.
Semaine de travail comprimée
L’employé effectue de plus longs quarts de travail, en échange d’une journée supplémentaire de congé. Par exemple, dans le cadre d’une semaine de 40 heures, l’employé pourra travailler du lundi au jeudi, 10 heures par jour.
Lieu variable
L’employé peut travailler dans un lieu autre que le bureau. On parle généralement de télétravail, de travail à domicile ou de travail à distance.
Partage d’emploi
Les tâches, le salaire et les avantages sociaux associés à un poste sont répartis entre deux personnes ou plus.
Heures annualisées
Cette option fixe le nombre d’heures de travail sur une base annuelle plutôt qu’hebdomadaire. Elle convient particulièrement aux secteurs où la demande fluctue; les employés peuvent ainsi moduler leurs heures de travail selon les périodes de pointe.
Retraite graduelle
L’employé qui approche de la retraite retarde son départ en réduisant graduellement ses heures de travail ou en adoptant une charge à temps partiel à durée indéterminée, ce qui permet d’assurer la continuité des activités.
Congé prolongé
L’employé peut s’absenter du travail tout en conservant ses conditions d’emploi.
Questions à se poser pour évaluer les avantages et les inconvénients des modalités de travail flexibles
Les modalités mises en place fonctionnent-elles jusqu’à présent?
En raison de la COVID-19, plusieurs organisations ont dû changer drastiquement leur approche du travail. L’exemple le plus évident est le recours massif au travail à distance; selon Statistique Canada, plus de 4 millions de Canadiens qui travaillent habituellement à l’extérieur de la maison y ont travaillé à la fin mars. Certaines organisations où le travail à distance est impossible ont opté pour d’autres modalités, comme des heures réduites et un décalage des quarts, pour pouvoir gérer les interactions des employés et les variations de la demande.
Pour plusieurs, la pandémie a accéléré l’introduction de modalités de travail flexibles. Si c’est le cas de votre entreprise, est-ce que cela a fonctionné? Évaluez le succès des différentes mesures et déterminez celles qui pourraient devenir permanentes. La plus évidente est le maintien de la possibilité de travailler à la maison une fois les restrictions de distanciation physique levées.
Quelles sont vos préoccupations liées à la sécurité?
À mesure que les plans de déconfinement se précisent, songez à ajouter des modalités de travail flexibles pour protéger la santé et la sécurité de vos employés. L’horaire variable ou la semaine de travail comprimée (ou encore une combinaison des deux) serait un bon moyen d’éviter que trop d’employés se trouvent au bureau en même temps, surtout si le télétravail est impossible.
Le travail flexible, c’est raisonnable sur le plan stratégique?
Choisissez des modalités de travail flexibles qui s’arriment aux besoins de votre entreprise. Elles ne doivent pas vous empêcher d’atteindre vos objectifs d’affaires ni de servir vos clients. Par exemple, des semaines de travail comprimées, mais décalées vous permettent de prolonger le service à la clientèle sans avoir recours aux heures supplémentaires. Malheureusement, l’impact économique de la COVID-19 vous forcera peut-être aussi à adopter des heures réduites ou le partage d’emploi.
Pouvez-vous vous permettre d’être flexible?
Même si les coûts de l’ajout de modalités de travail flexibles ne sont pas très élevés, il faut en tenir compte. Par exemple, l’horaire variable, s’il ne fait pas l’objet d’une surveillance, peut faire augmenter vos frais généraux si les employés travaillent bien au-delà des heures de travail régulières.
Cela dit, ces modalités peuvent aussi vous faire réaliser des économies. Le télétravail, en réduisant le taux d’occupation des bureaux, peut représenter une réduction importante des coûts, un avantage dont l’entreprise de Waterloo OpenText entend bien profiter après la pandémie. En effet, la moitié de ses espaces physiques resteront fermés.
Le travail flexible convient-il à vos employés?
Vos modalités de travail flexibles ont beau s’harmoniser avec vos objectifs stratégiques et commerciaux, elles tomberont à l’eau si vos employés n’y adhèrent pas. Pour faire rouler l’économie malgré les exigences de distanciation physique, les entreprises ont dû imposer rapidement de telles mesures. Or, si vous prévoyez les rendre permanentes, assurez-vous d’abord que vos employés en retirent aussi des bienfaits. Tâchez de vous mettre à leur place : une politique de télétravail ne constitue pas un avantage pour celles et ceux qui préfèrent travailler au bureau.
Alors, comment déterminer si la flexibilité est importante pour vos employés? Vous pouvez bien sûr leur demander, mais n’oubliez pas de parler à vos gestionnaires. Et restez à l’affût de ce que proposent vos concurrents. Offrir des modalités de travail flexibles fait-il de vous un employeur plus attrayant dans votre industrie?
Autre facteur de taille à considérer : la gestion du travail et de l’engagement de vos employés. Les solutions à cet enjeu sont propres à chaque entreprise, voire à chaque département ou équipe. Vous devrez songer à comment vous évaluerez la responsabilisation et la continuité du travail ainsi qu’à la manière dont les gestionnaires veilleront à ce que les employés soient tenus au courant des dernières informations pertinentes et formations. Vous aurez peut-être alors à consacrer davantage de ressources aux communications internes et à la formation et au soutien des gestionnaires.
Les avantages du travail flexible pour les employeurs
Pourquoi les modalités de travail flexibles au travail sont-elles importantes? Bien des employés estiment qu’il s’agit d’une façon de respecter leur temps. S’ils sont heureux et productifs, et que les activités n’en sont que peu touchées, il pourrait être intéressant de rendre ces modalités permanentes.
Quels sont les effets de la flexibilité sur les employeurs?
C’est bon pour les affaires
En offrant de la flexibilité, un employeur reconnaît un élément que la pandémie a mis en lumière, surtout pour les parents et les proches aidants : les employés ont une vie à l’extérieur du travail. Si de telles conditions ne sont pas un droit, elles permettent aux employés d’avoir plus de contrôle sur leur horaire et de s’occuper de certaines situations qui surviennent à la maison. Ainsi, il y a moins d’absentéisme. En outre, cette autonomie favorise la loyauté, renforçant du coup vos efforts de rétention.
Un pouvoir d’attraction accru
Un employeur qui offre des modalités flexibles se rend plus attrayant aux yeux de candidats potentiels. En effet, il s’agit d’un avantage recherché : selon une étude menée par Werk, 96 % des employés américains veulent de la flexibilité au travail, mais seulement 42 % y ont vraiment accès. Si une entreprise offre des modalités flexibles et en fait la promotion, elle peut attirer un plus grand nombre de candidats qui n’obtiennent pas cette flexibilité d’autres employeurs.
Une meilleure productivité
Lorsque les employés peuvent choisir de travailler de la maison, on constate d’énormes gains en productivité. De plus, en leur offrant de la flexibilité, on leur permet de travailler lorsqu’ils sont le plus productifs. On constate même que les travailleurs qui ont plus de contrôle sur leur horaire font plus d’heures. Autre avantage : le travail flexible ne nécessite pas d’énormes changements de la part de l’employeur et affecte peu les activités; il suffit de donner plus d’autonomie pour profiter de la productivité accrue.
Et maintenant?
Si vous constatez que certaines modalités de travail flexible fonctionnent pour votre entreprise, n’hésitez pas à les rendre permanentes. Profitez des plans de santé et sécurité devant être mis à jour dans la foulée de la réouverture des bureaux pour proposer, par exemple, des horaires flexibles. Cette normalisation permet d’établir des paramètres grâce auxquels tous les employés auront droit aux mêmes avantages.
N’oubliez pas de communiquer ces mesures à vos employés. Veillez à ce que les gestionnaires soient bien au courant de leur mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise et des répercussions sur leur équipe en particulier. Pour faciliter la transition, nous vous conseillons aussi de les former pour qu’ils puissent acquérir de nouvelles compétences en gestion relatives à la flexibilité du travail.
Enfin, sachez que rien n’est permanent. Toutes les mesures que vous aurez prises pourront être réévaluées, et les modalités de flexibilité modifiées au besoin.