Renforcer la résilience : la réduction du stress, la gestion du changement et le maintien de l’équilibre comme vecteurs de productivité

Marla Goddard |
Groupe Adecco

Plus que jamais, vous devez donner à vos employés les ressources nécessaires pour renforcer leur résilience au travail. D’un bout à l’autre du pays, les entreprises ont réagi à la COVID-19, forçant leurs employés à s’ajuster sur-le-champ. Et si l’on se tourne vers l’avenir, on constate que ceux-ci seront de nouveau appelés à s’ajuster, cette fois-ci à la « nouvelle normalité ». Or, il leur faudra pour y arriver une grande résilience professionnelle.

Et vous pouvez les aider à en faire preuve.

Dans l’article qui suit, Marla Goddard donne des conseils et présente des pratiques exemplaires que vous pourrez appliquer pour renforcer la résilience de vos équipes. En les aidant à réduire le stress, à composer avec le changement et à maintenir un équilibre, vous maximiserez également leur productivité.

Cet article se fonde sur un webinaire présenté par Adecco, que vous trouverez ici.

Les effets du stress

Voyons la définition du stress lié au travail que donne l’Organisation mondiale de la santé : « Le stress lié au travail est l’ensemble des réactions que les employés peuvent avoir lorsqu’ils sont confrontés à des exigences et à des pressions professionnelles ne correspondant pas à leurs connaissances et à leurs capacités et qui remettent en cause leur aptitude à faire face. » C’est cette incapacité à faire face à la situation qui peut avoir des effets dévastateurs. Le stress au travail est en effet associé à un risque plus élevé de dépression, d’anxiété et d’épuisement. Et l’épuisement exige en particulier un lourd tribut des entreprises, tant sur le plan de la productivité que des finances. Il est associé à un taux accru d’absentéisme et à une baisse de la productivité.

Nos vies personnelles peuvent également être une source de stress. Tout le monde doit composer avec sa dynamique familiale, sa santé et d’autres affaires personnelles. Ajoutons aux stress personnels et professionnels un bouleversement comme celui de la COVID-19, et nous voilà confrontés à l’incertitude : en quoi notre environnement sera-t-il changé? Notre manière de composer avec les changements dans notre environnement peut faire toute la différence.

Renforcer la résilience au travail

La résilience, c’est la capacité à faire face au stress et à la pression. Non seulement une personne résiliente « rebondit » après une situation stressante, mais elle profite des défis pour croître. La capacité d’aller de l’avant après avoir vécu un stress constitue l’une des clés de la réussite.

La résilience a aussi une incidence sur la productivité. Une personne qui ressent des émotions positives (favorisées par la résilience) peut accroître son activité, s’ouvrir à un éventail de possibilités et trouver des solutions plus créatives quant aux comportements au travail.

Quelle est l’importance de la résilience au travail

C’est un bon investissement de doter ses employés d’un vaste éventail de compétences qui favorisent leur résilience.

Selon une étude publiée par PwC en 2014, les initiatives et les programmes favorisant la résilience et la santé mentale au travail rapportent 2,30 $ par dollar investi, sous la forme d’une baisse des coûts de soins de santé, d’une hausse de la productivité, ainsi que d’une diminution de l’absentéisme et du roulement de personnel. Voilà des bienfaits qui sont certainement les bienvenus.

Heureusement, la résilience peut se développer. Le reste de l’article sera consacré à la création d’une trousse d’outils pour aider vos employés à composer avec le stress et à renforcer leur résilience.

Composer avec le changement

Le changement est l’une des principales causes du stress et de la baisse de productivité chez les employés. C’est pourquoi vous devez apprendre à accompagner vos subordonnés directs à travers les quatre phases de l’adaptation au changement : le déni, la résistance, l’exploration et l’engagement. Les milieux de travail ont subi de grands bouleversements ces derniers mois tandis que les entreprises s’adaptaient au travail en temps de pandémie. Et celles-ci apporteront probablement d’autres changements à mesure de l’allègement des restrictions et de la planification du retour au travail.

Pour que ces changements soient acceptés par les employés, ces derniers devront atteindre la phase de l’engagement. C’est normal qu’ils passent par les quatre phases du cycle. Certaines personnes les traverseront plus ou moins rapidement, en fonction de la nature du changement, de leur vécu et de leur opinion du changement.

« Le stress lié au travail est l’ensemble des réactions que les employés peuvent avoir lorsqu’ils sont confrontés à des exigences et à des pressions professionnelles ne correspondant pas à leurs connaissances et à leurs capacités et qui remettent en cause leur aptitude à faire face. »

Voici comment vous pouvez les aider à atteindre la phase déterminante de l’engagement.

Déni

La première phase commence lorsqu’on entend parler du changement. Le déni est un mécanisme de défense ou de protection, qui consiste à ignorer le changement ou à tenter de préserver le statu quo et le confort qu’il représente. Lors de cette phase, une personne peut retarder la planification et bloquer le changement.

Pour aider vos employés à la traverser :

1. Communiquer autant d’information que possible sur le changement, particulièrement sur ses raisons. Savoir permet de se sentir en contrôle.
2. Formuler le message de différentes façons pour interpeller les divers styles d’apprentissage et de travail
3. Expliquer ce qui change et ce qui demeure.
4. Faire participer les employés au changement et leur confier des tâches importantes.
5. Associer les employés à un défenseur de la cause.
6. Célébrer les jalons à titre de renforcement positif.
7. Rencontrer individuellement ceux qui en ont besoin.

Résistance

La résistance est une réaction normale au changement. La plupart des gens préfèrent le statu quo, parce que c’est confortable. Le changement les oblige à naviguer dans l’inconnu, ce qui menace leur sentiment de sécurité. La résistance naît quand ils ne peuvent plus nier le changement.

Certaines répercussions de cet état d’esprit :

1. Perte d’énergie dans les mandats et les projets en cours.
2. Retard dans la mise en branle de projets cruciaux.
3. Baisse de la qualité du travail.

C’est quand le changement est inattendu ou inexpliqué, qu’il a une incidence importante sur la personne, ou que de nouveaux comportements ou responsabilités sont imposés sans justification adéquate que la résistance au changement est la plus grande.

Voici des moyens d’aider vos employés à traverser cette phase :

1. Reconnaître que ce type de réaction est normal et fait partie du processus. La résistance cache souvent de la peur. Ne faites jamais des réactions des autres une affaire personnelle.
2. Faire preuve d’ouverture, reconnaître leur opposition et ne pas la leur reprocher. Aborder les problèmes perçus : demander ce que les employés feraient autrement et montrer votre soutien. Créer des solutions temporaires ou une mise en œuvre progressive.
3. Faire la distinction entre ce qu’ils contrôlent et ce qu’ils ne contrôlent pas. Mettre l’accent sur ce qu’ils peuvent contrôler.
4. Montrer clairement la voie vers le but ultime
5. Encore une fois, célébrer chaque jalon. Par exemple, si un employé doit utiliser un processus modifié et en oublie toujours des parties, quand il s’en souvient enfin – même s’il fait des erreurs – célébrez-le!
6. Rappeler gentiment au besoin les conséquences du refus de s’adapter au changement.

Exploration

L’étape d’exploration commence lorsque les personnes ont accepté le changement et le considèrent comme vital ou nécessaire. Elles font ce qu’il faut pour le mettre en œuvre. Résultat : les gens se sentent plus énergiques et confiants à l’égard du changement. Même s’il est encore une source d’anxiété, ils peuvent le voir comme une belle occasion pour l’organisation.

Pour aider vos employés à traverser cette phase :

1. Les inviter à mettre à l’essai de nouvelles compétences.
2. Encourager le partage d’idées et la collaboration pour résoudre des problèmes et explorer différentes options.
3. Fournir plus d’information et assurer un suivi.
4. Offrir une formation adéquate.
5. Fixer des objectifs à court terme.

Engagement

À cette étape, les personnes voient le changement comme étant la nouvelle norme. Ce qui semblait nouveau et différent est maintenant confortable et naturel. Maintenant que les gens ont bien cheminé dans le processus de changement et (espérons-le) appris de nouvelles compétences, il est temps de passer à la célébration et à la réflexion.

Voici certains effets positifs de l’engagement :

1. Hausse de la productivité et de la qualité du travail.
2. Meilleur moral.
3. Le travail est perçu comme étant plus agréable.
4. Les personnes se sentent bien.
5. Les personnes sont plus aptes à adhérer au changement.

Pour maintenir cette phase :

1. Consacrer son énergie à ce qui est nécessaire et important.
2. Faire un retour sur les nouvelles compétences acquises.
3. Célébrer votre cheminement dans le processus de changement.
4. Reporter l’attention sur les résultats.
5. Mettre les employés au défi d’augmenter leur productivité.
6. Responsabiliser les employés.

L’influence qu’une personne croit avoir sur son environnement peut également avoir une incidence sur sa réaction au changement et son cheminement à travers les phases.

Cercle d’influence

Pour composer avec le changement et prendre en main sa productivité et sa réussite, on doit connaître ce qui relève de son cercle d’influence. Vos employés doivent être suffisamment responsables et autonomes pour entreprendre les actions nécessaires à la réalisation de leur travail. En prenant connaissance du concept de cercle d’influence, ils pourront déterminer ce qu’ils PEUVENT faire et ce qu’ils peuvent influencer.

Avec un employé, établissez les difficultés qu’il rencontre en accomplissant ses tâches quotidiennes. Il remarquera sans doute que plusieurs des éléments font partie de son cercle d’influence. S’il concentre son énergie sur les éléments qu’il peut contrôler et influencer tout en délaissant les éléments indépendants de sa volonté, il pourra mieux canaliser ses efforts et prendre sa productivité et ses tâches en main.

Réduire le stress et accroître la productivité

Maintenant que nous nous concentrons sur ce que nous pouvons contrôler ou influencer, passons aux conseils et aux pratiques exemplaires qui aideront votre équipe à organiser son travail, à définir ses priorités et à réduire son stress pour donner le meilleur d’elle-même.

Gestion du temps

Ces pratiques de gestion du temps sont qualifiées d’exemplaires pour une bonne raison! La priorisation des tâches, l’élimination des distractions, la compartimentation du temps et la mise à profit des technologies favorisent en effet la réussite.

Examinons ces pratiques en détail.

Priorisation des tâches

Commençons par le principe de Pareto : 80 % de nos résultats sont le fruit de 20 % de nos efforts. Appliquez ce principe pour identifier les 20 % de vos activités qui généreront 80 % des résultats de vos efforts. La clé consiste à consacrer la plus grande partie possible de votre temps et de votre énergie aux tâches qui généreront les gains les plus importants.

Dans son livre L’étoffe des leaders (Principle-Centered Leadership), Stephen Covey soutient que la gestion du temps relève essentiellement de l’autogestion. Après tout, nous disposons tous de la même quantité de temps dans notre journée. La différence : la gestion de notre comportement, et la définition de nos priorités. En nous amenant à nous concentrer sur les tâches « importantes » plutôt que sur celles qui sont « urgentes », la méthode de gestion du temps de Covey nous aide à consacrer notre énergie là où elle aura un maximum d’effet.

Élimination des distractions

Après avoir priorisé ses tâches, on doit comprendre comment y consacrer son attention. Dans L’étoffe des leaders, Steven Covey notait « qu’à moins que quelque chose de plus important – et non de plus urgent – survienne, nous devons nous discipliner à respecter notre plan ». La discipline a en effet un rôle important à jouer pour nous aider à éliminer les distractions et à réduire au minimum le temps passé sur les tâches moins importantes inhérentes à notre travail.

Ces stratégies pourraient nous être utiles :

• Simplifier ses priorités pour diminuer le nombre de tâches à accomplir.
• Établir un plan concret pour effectuer les tâches prioritaires.
• Apprendre à refuser les tâches qui ne cadrent pas avec son plan.

Compartimenter son temps

Passer d’une tâche à l’autre rend l’élimination des distractions plus difficile et peut réduire la productivité de 40 %, selon une étude récente de l’American Psychological Association. Il importe donc de faire des efforts délibérés pour compartimenter différents types de travail. Allouez des périodes précises de la journée à des activités données liées au travail. Cette méthode crée les conditions nous permettant de traiter l’information de façon efficace et de prendre des décisions de qualité tout en réduisant la charge cognitive et l’effort.

Technologie

Enfin, renseignez-vous sur les technologies disponibles et sur les façons de les utiliser à votre avantage. Selon moi, l’une des technologies qui nous fait perdre le plus temps, c’est le courriel.

Voici quelques suggestions pour gérer efficacement vos courriels :

• Se fixer un délai de réponse raisonnable.
• Tirer parti de la ligne d’objet.
• Privilégier le téléphone s’il y a lieu.
• Se servir de raccourcis et de modèles.
• Ne pas hésiter à désactiver les notifications.
• Partager les calendriers avec votre équipe.
• Si possible, affecter une période de la journée à la lecture des courriels et aux réponses.

Équilibre

En gérant mieux votre temps au travail, vous gagnerez assurément en productivité. Mais le recours généralisé au télétravail pendant la pandémie a fait ressortir encore plus l’importance de l’équilibre vie-travail pour la gestion du stress, la productivité et la résilience.

Télétravail

Le travail à domicile s’est rapidement généralisé comme moyen d’adaptation à la pandémie. Si vous y avez vous aussi recours, assurez-vous que vos employés ont les ressources nécessaires pour aménager un poste de travail qui répond à leurs besoins et à ceux de votre organisation. Par exemple, définissez les attentes en matière de communication et les exigences de sécurité, tout en offrant aux employés l’équipement et le soutien dont ils ont besoin pour poursuivre leur travail.

Et s’ils travaillent de la maison tout en s’occupant de leurs enfants, faites preuve de compréhension : la flexibilité est de mise tandis que nous nous ajustons tous à cette nouvelle façon de travailler.

Adopter une routine

La routine joue un rôle important dans l’atteinte d’un équilibre, encore plus quand on travaille de la maison et que la frontière entre travail et vie personnelle peut être brouillée. Tenez compte des recommandations suivantes pour établir votre routine :

• Dormir suffisamment, en vous couchant et vous levant à heure fixe.
• Commencer à travailler à la même heure chaque jour.
• Manger sainement, et prendre des collations et le dîner à heure fixe.
• Prendre des pauses préétablies.
• Rester actif.

Rester actif

L’activité physique est une excellente façon de réduire le stress et l’anxiété, tout en améliorant notre humeur, notre productivité et notre santé globale. Vous trouverez en ligne bien des vidéos d’entraînement qui vous aideront à garder la forme tout en respectant les mesures de distanciation sociale. Ou vous pouvez simplement sortir faire une promenade. Personnellement, comme je n’ai plus à me déplacer pour aller au travail ni à rencontrer de gens, je passe beaucoup plus de temps assise. C’est donc important de prévoir du temps pour bouger.

Obtenir du soutien

La distanciation physique n’est pas synonyme d’isolement social. Gardez le contact avec votre famille et vos amis. Cela peut signifier apprendre à un membre de la famille à utiliser FaceTime, ou même faire un appel vidéo avec tous vos amis un vendredi soir, période où vous seriez normalement ensemble.

Et n’oubliez pas de prendre soin de vous, que ce soit en appelant un ami, en faisant une activité que vous aimez ou en méditant. La situation actuelle peut faire décupler notre niveau d’anxiété. Souvenez-vous de mettre les choses en perspective, de vous en tenir aux faits, de corriger vos pensées anxieuses et de discuter de vos sentiments avec une personne de confiance (y compris un professionnel).

Si votre entreprise offre un programme d’aide aux employés, profitez-en. Il vous donne accès à des ressources précieuses et à une multitude de renseignements conçus pour vous aider à traverser toutes les épreuves de la vie.

Et soyez indulgent envers vous-même. Les choses ne changeront pas du jour au lendemain. Donnez-vous la permission de croître et de vous adapter à la situation.

« Le recours généralisé au télétravail pendant la pandémie a fait ressortir encore plus l’importance de l’équilibre vie-travail pour la gestion du stress, la productivité et la résilience. »

Conclusion

Ces conseils utiles et ces pratiques exemplaires vous aideront, vos employés et vous, à réduire le stress et à viser l’équilibre pour optimiser votre productivité. J’espère également vous avoir incité à réfléchir à la façon dont vous vous adaptez au changement et vous gérez votre cercle d’influence. Il y a manifestement de nombreux avantages à renforcer la résilience au travail. Vos employés en tireront parti autant dans les situations difficiles, comme celle que nous traversons, que dans la vie de tous les jours.