Milieux de travail : les tendances actuelles et à venir

Travaillant chaque jour avec toutes sortes d’entreprises de nos bureaux d’Ottawa, nous avons la chance, chez Versature, de voir de près comment les gens travaillent, communiquent et interagissent dans leur milieu de travail. Voici un portrait des principales tendances que nous observons et un avant-goût de ce que l’avenir nous réserve.

Collaboration et consolidation d’équipe

Les réunions

Quel que soit le nom qu’on leur donne, les réunions se sont inscrites dans la culture d’entreprise chez Versature. Si réunir toute l’entreprise s’avère impossible dans certains cas vu la taille de l'organisation, il n’en demeure pas moins que les réunions en personne ou virtuelles sont une excellente façon de rester en contact, particulièrement avec le personnel à distance. Chez Versature, des réunions ont lieu chaque jour à 11 h 52, une heure choisie pour nous inciter à rester brefs et pertinents. Chaque membre de l’équipe est tenu de faire part de trois points sur lesquels il travaille et de mettre les autres participants à jour sur les cibles et les principaux indicateurs de rendement. De cette manière, nous sommes tous au même point. Une approche simple et rassembleuse.

Des bureaux à aire ouverte

Certains disent qu’il est impossible d’être productif dans un bureau à aire ouverte, alors que d’autres soutiennent que ce concept favorise la consolidation d’équipe et la collaboration. Dans une perspective de culture d’entreprise, placer les gens dans les bureaux à cloisons traditionnels peut causer l’isolement et nuire à la communication. Cela dit, certains employés travaillent mieux dans un espace de travail offrant davantage d’intimité. Le but est de trouver un juste milieu et de créer un environnement propice à la collaboration et à la productivité. Un concept d’aire ouverte n’est peut-être pas idéal pour un centre d’appels, puisque le bruit ambiant nuit à la qualité de l’expérience client. Mais les membres d’une équipe de marketing accepteraient volontiers un espace plus vaste où ils n’ont qu’à donner un petit élan à leur chaise à roulettes pour improviser une séance de remue-méninges avec leurs voisins.

Connaître la disponibilité des gens

Être connecté et savoir qui est disponible est la clé de l’efficacité. Des outils comme Slack, le courriel, le clavardage et même l’ordinateur de bureau et le téléphone mobile permettent d’afficher la disponibilité des gens en temps réel. Savoir, par un simple coup d’œil, si un collègue est au téléphone, en réunion, disponible ou déconnecté permet de gagner du temps et de choisir le meilleur moyen pour communiquer avec lui.

Flexibilité

Travailler de partout

Loin sont les jours où chacun devait être au bureau de 9 h à 17 h. Des formules flexibles permettent aux employés d’optimiser leur temps personnel et leurs heures de travail en évitant la congestion routière, en discutant au volant entre deux réunions ou même, en travaillant de la maison. Bien sûr, il faut que les gens se voient pour entretenir de bonnes relations de travail, mais le contact en personne n’est pas obligé d’être structuré ou imposé pour créer une belle équipe, une entreprise prospère ou des produits et services de qualité. En fait, la clé est d’embaucher des personnes capables de bien travailler dans toutes les circonstances, seul comme en équipe, sur place comme à distance.

Des aires de confidentialité

Dans un environnement de travail à aire ouverte, il est parfois difficile de préserver un peu d’intimité. En effet, quelqu’un peut avoir besoin de parler au téléphone avec un client sans être interrompu, de communiquer avec un bureau satellite ou même, de répondre à un appel personnel. Les entreprises sont de plus en plus créatives pour aménager des aires de confidentialité qui offrent aux employés un lieu tranquille en cas de besoin. Par exemple :

• De simples fauteuils enveloppants, comme des bergères à oreilles
• Des espaces semi-privés où l’on peut s’asseoir confortablement et utiliser un bureau ergonomique duquel on peut voir le reste du bureau une fois debout
• Des sièges aménagés à même les murs et les corridors du bureau
• Des cabines réservées aux appels téléphoniques

Les possibilités sont infinies; quant aux avantages que vous tirerez à donner les moyens à vos employés de travailler comme ils le souhaitent, ils le seront tout autant.

Des espaces de travail informels

Les employés n’ont pas nécessairement besoin de quatre murs pour tenir une réunion, comme ils n’ont pas nécessairement besoin d’être sur place pour bien faire leur travail. Par leur ambiance décontractée, les espaces de travail informels favorisent la collaboration au sein d’une équipe. Ils offrent aussi aux gens un décor inspirant où ils pourront découvrir de nouvelles façons de travailler. Vous pourriez, par exemple, aménager un salon avec des canapés, une table à café et un moniteur à des fins de travail collaboratif, donner à la cuisine des airs de petit café où les employés pourront partager leurs idées autour d’une boisson chaude, ou transformer un mur complet en un grand tableau blanc qui servira lors de séances de créativité, d’architecture technique ou de cartographie. Ce qu’il y a d’intéressant dans ces zones de travail informelles, c’est qu’elles sont réalisables dans peu d’espace et à peu de frais.

Le bien-être

Prendre la santé mentale au sérieux

Un employé est au meilleur de sa forme lorsque sa tête et son corps sont en pleine santé. Si vous voulez que vos employés donnent le meilleur d’eux-mêmes au travail, investissez dans leur bien-être. Les entreprises avant-gardistes offrent des couvertures d’assurances et des ressources qui font la promotion de la santé mentale et qui éliminent les préjugés sur le bien-être mental. De nos jours, les entreprises parlent ouvertement de santé mentale et misent sur la prévention en offrant à leurs employés différents outils comme des séances de méditation et de yoga, les services de professionnels sur place ou d’autres programmes de bien-être inscrits dans leur culture. Cette tendance montre que de plus en plus, les entreprises soutiennent leurs employés et prônent une culture d’ouverture et de tolérance.

Garder la forme

Parmi les grands avantages d’habiter la capitale nationale figurent la proximité des espaces verts et la possibilité de s’entraîner en plein air. On peut même faire du yoga sur la colline parlementaire! Même les entreprises éloignées des espaces verts emboîtent le pas en proposant, dans leurs locaux, des séances de mise en forme, des cours et des défis physiques. Ce type d’activités est une excellente façon de renforcer l’esprit d’équipe et d’encourager une saine concurrence entre les employés. Chez Versature, nous prenons ce genre d’incitatifs très au sérieux en organisant des rencontres individuelles « parler tout en marchant » à l’extérieur des bureaux et, dans la cour arrière, des parties de hockey l’hiver et de volleyball l’été.

Manger sainement, seul ou ensemble

Il vous arrive d’avoir une fringale de mi-journée? Que diriez-vous de toujours avoir à votre disposition un beau bol de fruits pour faire le plein d’énergie à la pause du matin ou de l’après-midi? Ou peut-être quelques barres énergétiques dans la cuisine pour vous ravigoter? Par ailleurs, rien n’est plus rassembleur qu’un repas ensemble. Apportez une mijoteuse pour y faire cuire un chili ou, si votre équipe a le goût du risque, organisez une leçon de cuisine en groupe. La préparation et le partage d’un repas sont une belle façon de rapprocher les membres de vos équipes et d’avoir du plaisir ensemble.

Les tendances à venir

Des outils ludiques pour accueillir et former le personnel

Personne ne veut rester assis pendant une semaine à suivre une formation pour apprendre un nouveau travail, relever de nouvelles fonctions ou acquérir de nouvelles compétences. Heureusement, des outils d’apprentissage à la sophistication toujours grandissante sont là pour motiver les employés grâce à un contenu éducatif amusant et intéressant, le tout avec des résultats mesurables. Offerts sur tous les appareils, ces outils « intelligents » mémorisent les niveaux de compétences acquis pour que l’employé ne perde pas son temps. S’il est en difficulté, l’outil poursuit les leçons en variant les techniques d’apprentissage et les méthodes de compréhension. Et, si l’employé montre qu’il maîtrise le sujet, l’outil lui permet de sauter un module ou d’en déverrouiller un nouveau afin de poursuivre son apprentissage.

« Le contact en personne n’est pas obligé d’être structuré ou imposé pour créer une belle équipe. »

Alexa, votre adjointe administrative

Et si nous avions tous une adjointe administrative? Et si vous n’aviez qu’à parler à votre téléphone pour accéder à tous les pans de votre vie virtuelle? De nos jours, des technologies comme Alexa, version entreprise, offrent bien plus que la gestion de tâches administratives comme la commande de produits, la création ou l’annulation de rencontres, et la consultation de la météo. Elles peuvent dénicher des documents, des données chiffrées et des informations internes de l’entreprise autrement impossibles à trouver en ligne. Grâce à la technologie, chacun de nous est à un pas d’avoir l’aide d’un assistant personnel pour gérer sa vie personnelle et professionnelle.

L’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle : une expression si vaste qui englobe tant de capacités! Une chose est sûre, si vous avez besoin d’un coup de main pour gérer vos affaires, il existe un outil pour vous aider. En effet, l’intelligence artificielle présente un énorme potentiel pour nous aider à travailler mieux, plus intelligemment et plus efficacement. Et c’est déjà commencé! Qu’il s’agisse d’analyser les données de l’entonnoir de prospection pour connaître la probabilité de conclusion d’une affaire, de programmer l’achat de publicité en ligne en fonction de l’évolution des conditions du marché, ou de détecter des comportements frauduleux à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise, l’IA peut vous aider à travailler mieux et plus intelligemment.