Étant donné la pandémie de COVID-19, vous êtes probablement confronté à plusieurs changements, à la maison comme au travail. Les gouvernements fédéral et provinciaux ayant ordonné la distanciation sociale, vous devrez vous habituer à vous acquitter de vos tâches quotidiennes à distance, tandis que les entreprises adopteront des solutions en ligne.
Voici donc des conseils qui vous aideront à tirer votre épingle du jeu pendant les réunions virtuelles. Que vous ayez besoin d’un rappel sur l’étiquette des réunions d’équipe à distance ou de conseils pour garder le contact avec les clients, lisez le guide qui suit.
Les règles d’or des réunions virtuelles
Bien des gens se familiarisent actuellement avec le travail à distance. La patience est de mise pendant cette période de transition, surtout à l’égard des personnes qui en sont à leur première réunion virtuelle. Peu importe la raison de ces réunions – qu’elles vous permettent de faire le point en équipe ou de garder le contact avec des clients – suivez ces règles d’or pour tenir des réunions virtuelles efficaces au temps de la pandémie de COVID-19.
Préparez votre poste de travail
La clé d’une première réunion réussie? La préparation. Assurez-vous que votre connexion Internet est fiable et que vous avez l’équipement requis. Réglez les problèmes en installant d’avance les logiciels et les périphériques nécessaires. Testez l’équipement, et repérez le bouton de l’équipement ou du logiciel vous permettant de couper le son. Idéalement, utilisez un casque d’écoute avec micro pour avoir un meilleur son. À tout le moins, portez des écouteurs afin d’éviter que le micro ne capte le son des haut-parleurs.
Évitez les distractions
Quand vous êtes assis à votre bureau pendant une réunion, surtout si elle est seulement téléphonique, la tentation est forte de consulter vos courriels ou de continuer d’accomplir vos tâches. Résistez! Accordez votre pleine attention à la réunion et aux participants; non seulement aurez-vous l’air professionnel, mais en étant présent et en vous concentrant sur la réunion, vous profiterez d’un répit de vos tâches quotidiennes.
Choisissez aussi un lieu tranquille afin d’éviter autant que possible les distractions pendant la réunion. Vous pouvez par exemple fermer la porte de votre bureau, utiliser un casque d’écoute antibruit ou simplement fermer votre fenêtre pour diminuer le bruit de fond. Vous aurez du mal à trouver un endroit tranquille où tenir une réunion virtuelle si vous avez des enfants à la maison, leur école étant fermée. Nous vous proposons donc des ressources pour vous aider à travailler à domicile avec les enfants.
Faites bonne impression
Qu’il s’agisse d’un appel audio ou vidéo, vous devez absolument diminuer le bruit de fond et accorder votre pleine attention à la réunion. Et s’il s’agit d’une vidéoconférence, l’image importe. Vous ne porteriez pas un chandail en coton ouaté pendant une réunion en personne? Ne le faites pas non plus pendant une vidéoconférence. Pensez aussi à ce que les participants verront. Choisissez un arrière-plan neutre. Nettoyez la partie de votre bureau qui sera visible – y compris en rangeant vos assiettes sales! Évitez de vous asseoir devant une fenêtre, puisqu’il sera impossible de vous voir à la caméra en raison du contre-jour.
Traitez ces réunions comme les autres
Même s’il est possible d’assister aux réunions virtuelles en portant un pantalon en coton ouaté, ne négligez pas pour autant l’étiquette.
Soyez ponctuel! Si vous animez la réunion, connectez-vous de cinq à dix minutes d’avance. Vous pourrez ainsi préparer l’appel et les ressources à partager sans retarder la réunion et faire perdre du temps aux participants.
Et ce n’est pas parce que la réunion se fait en ligne que vous ne devez pas faire vos recherches et préparer des notes. Préparez-vous-y comme s’il s’agissait d’une réunion en personne. Si vous partagerez des ressources à l’écran, ouvrez-en une version en PDF au cas où.
La tenue de réunions d’équipe à distance
Distanciation sociale oblige, le télétravail est de plus en plus répandu. Vous avez donc sûrement dû tenir des réunions d’équipe virtuelles. C’est d’ailleurs une bonne idée d’augmenter la fréquence de ces réunions à l’heure actuelle. Comme vous ne pouvez plus interagir avec les membres de l’équipe au bureau, vous pourrez ainsi les tenir au courant des changements quant aux attentes.
De nombreuses équipes devant maintenant se réunir virtuellement, voici un rappel des exigences et de l’étiquette des réunions collaboratives en ligne.
Choisissez les bons outils de réunions virtuelles
Les outils de réunions virtuelles sont nombreux, et il peut être difficile de choisir celui qui convient à votre situation. Consultez d’abord les licences officielles et les lignes directrices en matière de sécurité de votre organisation. Évidemment, le respect des exigences de cette dernière est votre principale responsabilité.
Si votre organisation n’a pas encore adopté d’outil de réunion virtuelle, gardez en tête ses lignes directrices en matière de sécurité au moment de choisir la solution qui convient le mieux à votre service. Voici d’autres facteurs à prendre en compte.
- Fonctionnalités nécessaires : Ferez-vous des appels audio ou vidéo? L’outil doit-il permettre le partage d’écran et l’enregistrement?
- Limites de l’outil : L’outil pourra-t-il accueillir le nombre maximal de personnes qui participeront aux réunions?
- Réunions avec les clients : Utiliserez-vous l’outil pour tenir des réunions avec des clients? Si oui, optez pour une solution qui vous permettra d’inviter facilement des participants externes.
Familiarisez-vous avec la technologie
Une fois la technologie en place, il revient à chacun de s’y familiariser. Offrez à tous les membres de l’équipe de la formation et du soutien technique. Assurez-vous aussi que chacun a installé l’outil. Envisagez de tenir une réunion test pour que chacun puisse se familiariser avec la technologie.
Gardez le cap
La première étape pour améliorer l’efficacité des réunions en ligne, c’est de définir les attentes. Et pour y arriver, envoyez les invitations d’avance, en fournissant l’ordre du jour et tous les détails pertinents afin que chacun puisse se préparer. Sans les signaux non verbaux d’une rencontre en personne, il peut être plus difficile d’assurer une bonne communication. Reportez-vous à l’ordre du jour pour vous assurer de traiter des principaux points.
Les réunions d’équipe régulières qui sont maintenant tenues à distance ont peut-être déjà un ordre du jour établi (écrit ou non). Assurez-vous que chaque participant puisse se faire entendre sur cette nouvelle plateforme. Les membres de votre équipe, qui ont peut-être des styles de communication différents, ne réagiront pas de la même manière. Pour éviter que certains soient intimidés par cette nouvelle technologie, posez des questions et assurez-vous que chaque participant se sent inclus.
Soyez flexible
Tout le monde s’ajuste à cette nouvelle réalité. Facilitez la transition en montrant que vous comprenez que chacun fait ce qu’il peut pour s’y adapter. Par exemple, commencez la réunion en dédramatisant les cris d’enfant ou les bruits d’animaux qu’on entend en arrière-plan.
Réunions virtuelles avec les clients
En vous y prenant d’avance, vous pouvez tenir des réunions à distance efficaces avec des clients pendant la pandémie. Il faut d’abord déterminer qui gérera l’aspect technique de ces réunions. Nous vous suggérons de le faire vous-même. Vous garderez ainsi le contrôle du contenu et vous utiliserez une technologie que vous connaissez déjà. Si toutefois le client vous invite lui-même à une réunion, tenez compte des exigences de sécurité de votre organisation avant d’accepter.
Les réunions à distance sont une occasion de démontrer aux clients votre flexibilité et votre capacité à maintenir la continuité des activités, pourvu que vous y soyez prêt. Voici quelques points à retenir pour assurer le bon déroulement de ces réunions.
Invitez les bonnes personnes
Vous savez qui dans votre équipe doit participer à la réunion, mais votre client doit aussi convier les intervenants appropriés. Si vous ne savez pas qui inviter, vous pouvez simplement ajouter la mention « Veuillez faire parvenir aux personnes pertinentes ».
Envoyez l’invitation le plus à l’avance possible et incluez-y tous les détails, ainsi qu’un ordre du jour si votre rencontre comporte plusieurs points de discussions. Votre client pourra ainsi mieux déterminer qui doit être présent.
Arrivez tôt
Il est important d’être à l’heure pour toute réunion avec un client; s’il s’agit d’une réunion virtuelle, il est également essentiel que tout soit prêt à l’avance. Configurez le pont de conférence cinq à dix minutes avant le début de la rencontre pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Chargez les présentations et les démonstrations et préparez le partage de votre écran en désactivant les fenêtres contextuelles et les notifications qui pourraient vous interrompre.
Familiarisez-vous avec la technologie
Assurez-vous de savoir ce que vous faites! Vous voudrez peut-être faire un essai au préalable afin de savoir comment lancer la réunion, couper le son, partager votre écran ou utiliser d’autres outils de présentation. Vous vous familiariserez ainsi avec la technologie, ce qui vous permettra de vous concentrer ensuite sur votre contenu.
Si la réunion se déroule à l’aide de l’outil du client, lisez bien l’invitation pour savoir ce que vous devez faire. Vous aurez peut-être, par exemple, à télécharger un logiciel de bureau.
Prenez conscience de votre environnement
Il est encore plus important de faire une bonne impression sonore et visuelle quand vous rencontrez un client. N’oubliez pas : vous représentez votre organisation. Ayez l’air professionnel.
Installez-vous dans un lieu tranquille afin d’éviter autant que possible les distractions. S’il s’agit d’une vidéoconférence, assurez-vous que votre poste de travail est propre et que vous êtes bien habillé.
En suivant ces conseils et en continuant de respecter l’étiquette des réunions en personne, vous vous assurerez que les réunions à distance joueront un rôle utile à votre travail, à l’heure où nous nous adaptons tous aux bouleversements causés par la pandémie de COVID-19.